Каждая государственная организация или крупная частная компания задействует для своей работы транспортные средства. Это может быть: подвоз всевозможной продукции или людей, доставка товаров. Списание горюче-смазочных материалов по кассовым чекам заправочных станций хлопотная процедура практически для каждого бухгалтера. Проводить операцию нужно правильно, чтобы расходы не были в ущерб предприятию. Чтобы грамотно списать расходы, нужно знать актуальные нормы и требования.

Как получить оплату на основе чеков?

Если бензин, солярка ли дизтопливо покупается на АЗС за наличные, каждый водитель обязательно берет после заправки кассовый чек. Средства на покупку он берет в бухгалтерии еще до поездки. Само собой, что финансы выдаются сотруднику под отчет. А в самой организации при помощи внутреннего приказа утверждается перечень работников, которые имеют право получать на руки наличные с обязательством отчета в определенное время. Отчет с приложением оправдательных документов об использовании аванса выполняется самим водителем. К нему прилагаются чеки с заправки. Это и будет являться подтверждением расходов на покупку топлива. Следующая сумма выдается водителю только после сдачи отчета.

Для подачи отчета, стандартный чек должен содержать реквизиты реализатора, дату, стоимость и объемом проданного горючего. Обычно подразумевается стандартный кассовый документ, который подтверждает куплю-продажу. Однако подойдут и товарные чеки или другая документация установленного образца, которая оформляется продавцом и удостоверяет фактическую отгрузку продукции. После отпуска горючего счет-фактуру уже не изменить, поэтому есть ли все необходимые реквизиты в чеке нужно заранее узнавать у реализатора.

К ГСМ относится большой список смазочных материалов. Приобретать их можно как «живыми» купюрами, так и по безналичному расчету. Большим преимуществом является то, что для организаций становится возможным уменьшить расходы на налог. Траты на бензин можно учитывать как текущие растраты предприятия, выраженные в денежной форме. Федеральный Закон снял ограничение по налогам на данную статью. И теперь можно использовать любой процент – до этого расходы на бензин, которые учитывались в себестоимости, не должны были превышать 50 %.

Самое главное – это правильно оформить чек. Первичным документом для списания расходов на топливо, является путевка водителя. Она должна содержать технические характеристики автомобиля, нормативную и фактическую растрату горючего, точный маршрут. Путевка послужит документальным основанием для списания.